Cuando hablamos de impresión y gestión documental, muchas empresas siguen pensando en algo puramente operativo. Sin embargo, en los últimos años —y especialmente de cara a 2026— estos sistemas están jugando un papel cada vez más importante en la eficiencia, la seguridad y la forma de trabajar de las organizaciones.
En Canarias, donde conviven pymes, grandes empresas y entidades públicas con realidades muy distintas, la clave ya no está solo en imprimir bien, sino en gestionar mejor la información, independientemente de si está en papel o en formato digital.
Imprimir menos no significa imprimir peor
La impresión no desaparece en 2026, pero sí cambia su papel. Las empresas buscan imprimir solo lo necesario, con mayor control y con sistemas que les ayuden a entender qué se imprime y por qué.
Los equipos multifunción actuales se integran directamente en los procesos diarios: permiten escanear, enviar documentos a distintos destinos, controlar accesos y reducir errores. Todo ello ayuda a optimizar costes y a trabajar de forma más ordenada, algo especialmente valorado en entornos administrativos y empresariales de Canarias donde el volumen documental sigue siendo alto.
Digitalizar documentos ya no es solo escanear
Durante años, digitalizar significaba convertir documentos en archivos PDF. En 2026, ese enfoque se queda corto. La gestión documental evoluciona hacia sistemas capaces de interpretar la información y facilitar su uso.
Gracias a la inteligencia artificial, hoy es posible clasificar documentos automáticamente, extraer datos relevantes y localizar información en segundos. El resultado es una reducción significativa del tiempo dedicado a tareas repetitivas y una mejora clara en la productividad de los equipos.
La seguridad documental gana protagonismo
Otro aspecto que cobra cada vez más importancia es la seguridad. La impresión y el escaneo siguen siendo puntos sensibles dentro de cualquier empresa, y en 2026 la protección de la información se convierte en una prioridad clara.
Las soluciones actuales permiten controlar quién accede a cada documento, registrar cada acción y aplicar sistemas de autenticación avanzados. Para muchas empresas canarias, especialmente aquellas que trabajan con datos sensibles o con la administración pública, esta tranquilidad es tan importante como la propia eficiencia del sistema.
Trabajo híbrido y gestión documental en la nube
El trabajo híbrido ya forma parte del día a día de muchas organizaciones. Por eso, la gestión documental debe ser accesible, flexible y segura, independientemente del lugar desde el que se trabaje.
Las plataformas en la nube facilitan el acceso a la información, mantienen los flujos centralizados y permiten integrarse con otros sistemas corporativos, aportando continuidad y orden a los procesos.
Sostenibilidad aplicada a la impresión
La sostenibilidad deja de ser un concepto abstracto y se traslada a los procesos reales. En 2026, las empresas quieren reducir consumo de papel, optimizar el gasto energético y tener una visión clara del impacto ambiental de su actividad.
Una impresión más eficiente y una buena gestión documental ayudan a avanzar en este camino. En un territorio como Canarias, especialmente sensible a estas cuestiones, este enfoque encaja tanto a nivel empresarial como institucional.
Tecnología preparada para lo que viene
Fabricantes como Xerox llevan tiempo desarrollando soluciones que integran impresión, digitalización, automatización y seguridad en un mismo entorno. El objetivo es facilitar a las empresas una evolución progresiva, sin cambios bruscos, pero con una clara orientación al futuro.
Cromia: acompañamiento cercano para las empresas de Canarias
En un escenario de cambio, contar con un partner tecnológico cercano marca la diferencia. Cromia Canarias trabaja junto a empresas y organizaciones del archipiélago para analizar sus procesos, detectar mejoras y diseñar soluciones de impresión y gestión documental adaptadas a cada caso.
No se trata solo de instalar equipos, sino de acompañar a las empresas en su evolución hacia sistemas más eficientes, seguros y sostenibles.
Pensar hoy en la gestión documental de 2026
Las tendencias que marcarán 2026 ya están sobre la mesa. Empezar a adaptarse ahora permite a las empresas de Canarias ganar en organización, seguridad y eficiencia, y afrontar la transformación digital con una base sólida.
Porque, al final, gestionar bien los documentos es también gestionar mejor el negocio.